Diarieförs i serie: Se anmärkning
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Anmärkning:
Gallra när uppgifterna inte längre behövs för genomförande, test eller uppföljning. Förutsatt att den
dokumentation som krävs för att säkerställa långsiktigt bevarande bevaras i enlighet med RA-FS 2009:1
5 kap 4§.

Ska kravställas om det har betydelse för långsiktigt bevarande.

Exempel: Grafisk beskrivning av vad man behöver veta om verksamhetens informationsanvändning.

Diarieförs i serie: Se anmärkning
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Anmärkning:
Gallra när uppgifterna inte längre behövs för genomförande, test eller uppföljning. Förutsatt att den
dokumentation som krävs för att säkerställa långsiktigt bevarande bevaras i enlighet med RA-FS 2009:1
5 kap 4§.

Ska kravställas när förändringar genomförs av extern part. Dokumentationen kan vara översiktlig eller
detaljerad beroende på komplexitet.

Exempel: Avser exempelvis uppgifter om indata, utdata, databas (db), utdata, eventuell filserver, eventuell
spegling av db, eventuell integration med andra system/IT-tjänster, eventuella hjälpregister.

Handlingstyp i diariet: Protokoll
Diarieförs i serie: 2 Verksamhetsstöd, 2 STO
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Bevaras
Format: PDF/A och övriga av Riksarkivet godkända format för bevarande
Förvaringsenhet: Diariet
Anmärkning:
I väntan på utredning gäller bevarande av handlingar.

Diarieförs i serie: Se anmärkning
Potentiell sekretess enligt OSL: Kan förekomma
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Anmärkning:
Gallra när uppgifterna inte längre behövs för genomförande, test eller uppföljning. Förutsatt att den
dokumentation som krävs för att säkerställa långsiktigt bevarande bevaras i enlighet med RA-FS 2009:1
5 kap 4§.

Exempel: Avser förslag som tas fram i syfte att utveckla It-system.

Att säkerställa långsiktigt bevarande kan ske exempelvis genom överföring mellan verksamhetessystem,
från verksamhetssystem till SPSM:s e-arkiv eller från SPSM:s e-arkiv till arkivmyndighet.

Handlingstyp i diariet: Projektplan
Diarieförs i serie: 2 Verksamhetsstöd, 2 STO
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Bevaras
Format: PDF/A och övriga av Riksarkivet godkända format för bevarande
Förvaringsenhet: Diariet
Anmärkning:
I väntan på utredning gäller bevarande av handlingar.

Diarieförs i serie: Nej
Potentiell sekretess enligt OSL: 18 kap. 8 §
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Förvaringsenhet: Se anmärkning
Anmärkning:
Gallras när uppgifterna inte längre behövs för drift eller uppföljning förutsatt att den programkod
som krävs för att säkerställa långsiktigt bevarande bevaras.

Exempel: Systemkonfiguration ligger i respektive systeminstallation.

Diarieförs i serie: Se anmärkning
Potentiell sekretess enligt OSL: Kan förekomma
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Anmärkning:
Gallra när uppgifterna inte längre behövs för genomförande, test eller uppföljning. Förutsatt att den
dokumentation som krävs för att säkerställa långsiktigt bevarande bevaras i enlighet med RA-FS 2009:1
5 kap 4§.

Ska kravställas när förändringar genomförs av extern part. Dokumentationen avser både de förändringar
som gäller handläggning i systemet samt hur data processas och lagras.

Exempel: Att säkerställa långsiktigt bevarande kan ske exempelvis genom överföring mellan verksamhetessystem,
från verksamhetssystem till SPSM:s e-arkiv eller från SPSM:s e-arkiv till arkivmyndighet.

Diarieförs i serie: Nej
Potentiell sekretess enligt OSL: 18 kap. 8 §
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Förvaringsenhet: Microsoft Azure, DevOps Server
Anmärkning:
Bedömning av bevarande eller gallring av källkod behöver göras från fall till fall. Källkod ska som
regel bevaras om den uppfyller något av nedanstående kriterier:

• Koden är egenutvecklad av myndigheten eller
• koden är tillgänglig för myndigheten genom avtal, öppen licens eller på annat sätt eller
• koden är inte utvecklad av myndigheten, men är öppet licensierad och utgör en miljö, där SPSM har
utvecklat egen källkod

samt om ett eller flera av nedanstående kriterier uppfylls:

• Koden har betydelse för att ompröva eller överklaga ärenden,
• koden har ett framtida forskningsintresse inom teknikområdet
• koden har betydelse för långsiktigt bevarande av information

Källkod som inte uppfyller ovanstående kriterier ska som regel gallras när den inte längre behövs för
drift eller uppföljning, det gäller även kodgrenar som inte slås samman med kodens huvudgren i samband
med versionshantering.
Versioner av källkod som ändrar funktionaliteten i ett system över tid så att möjligheten att tolka
information påverkas ska som regel bevaras.

Diarieförs i serie: Se anmärkning
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Anmärkning:
Gallra när uppgifterna inte längre behövs för genomförande, test eller uppföljning. Förutsatt att den
dokumentation som krävs för att säkerställa långsiktigt bevarande bevaras i enlighet med RA-FS 2009:1
5 kap 4§.

Tas fram för information som ska bevaras långsiktigt.

Exempel: Sammanställning av förklaringar på unika ord och förkortningar samt systemtermer och koder
som har använts i systemet. Ska uppdateras löpande.

Diarieförs i serie: Se anmärkning
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Anmärkning:
Gallra när uppgifterna inte längre behövs för genomförande, test eller uppföljning. Förutsatt att den
dokumentation som krävs för att säkerställa långsiktigt bevarande bevaras i enlighet med RA-FS 2009:1
5 kap 4§.

Ska kravställas om det har betydelse för långsiktigt bevarande.

Exempel: Beskrivning som visar hur data lagras i databas och hur den används inom systemet eller applikationen.
Beskrivning av relationer och nycklar (exempelvis mellan databas och applikation).

Handlingstyp i diariet: Beslut
Diarieförs i serie: 2 Verksamhetsstöd, 2 STO
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Bevaras
Format: PDF/A och övriga av Riksarkivet godkända format för bevarande
Förvaringsenhet: Diariet
Anmärkning:
I väntan på utredning gäller bevarande av handlingar.

Diarieförs i serie: Nej
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Se anmärkning
Aktuell gallringsföreskrift: RA-FS 2021:3; RA-FS 2021:7 ändrade genom RA-FS 2022:2
Anmärkning:
Gallra när samtliga avvikelser har åtgärdats eller dokumenterats i uppdrags-, projektrapport eller
liknande.

Exempel: Avser exempelvis testprotokoll för tester som genomförs vid driftsättning av nytt system,
vid utveckling av befintligt system eller vid migrering mellan system.

Handlingstyp i diariet: Behovsanalys
Diarieförs i serie: 2 Verksamhetsstöd, 2 STO
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Bevaras
Format: PDF/A och övriga av Riksarkivet godkända format för bevarande
Förvaringsenhet: Diariet
Anmärkning:
I väntan på utredning gäller bevarande av handlingar.

Handlingstyp i diariet: Rapport
Diarieförs i serie: 2 Verksamhetsstöd, 2 STO
Potentiell sekretess enligt OSL: Nej
Bevaras eller gallras: Bevaras
Format: PDF/A och övriga av Riksarkivet godkända format för bevarande
Förvaringsenhet: Diariet
Anmärkning:
I väntan på utredning gäller bevarande av handlingar.